【GOHANコラム #18】忘年会予約のその前に!知っておきたい幹事の役割

2017.11.25 池袋サンシャイン通り店

【GOHANの魅力を、コラム形式でご紹介!】
  
GOHAN広報担当のGOHANまなみです。いよいよ忘年会シーズンが迫ってまいりました!GOHANもおかげさまで各店舗、忘年会のご予約が沢山入っております!皆さんの1年の頑張りが労えるような、美味しい料理とサービスでおもてなししいたします♪
 
さて、先日今年の忘年会幹事に任命された後輩ちゃんから「幹事って何をすれば良いんでしょう?」って質問を受けました。そこで今回は、初めて幹事をする方向けに、幹事の役割についてご紹介しようと思います!
  
<忘年会幹事の役割>
①忘年会の日程を決める
まずはいつ忘年会をするかを決めなくてはなりません。出来るだけ多くの人が参加できるように日程を調整しましょう!候補をいくつか決めたらWebの出欠管理サービスを使うと便利です。全員の参加できる日の意見を集め、1番良い日にちに決定です。最初のこの日程の調整が実は1番難しい!出来るだけ余裕をもって計画を立てるのが良いですよ☆
 
②お店やコースを決める
日程が決まったら次はお店を決めます。お料理が美味しそうかはもちろん、人数的に問題が無いか、アクセスが便利かなども加味して選びましょう。大人数での忘年会の場合はコースも決めておくと当日が楽です。
予約する時は予約の変更が出来るかや、キャンセルについて、小道具のレンタルの有無やクーポンが使えるかどうかなども必ず聞いておきましょう。特に、参加人数は直前で変わることが多いので、人数変更への対応については必須です。
 
③会費を決める、集める
食事代に必要経費を加えて参加人数で割って会費を決めます。ドタキャンなどがある可能性を考えて、2~3割参加者が少ないと思って見積もると、当日足りなくなることを防げます。余ったら二次会や次回の飲み会に回せばOKですしね!
お店の予約が出来て会費が決まったら、参加者にお店と会費について情報を共有しておきましょう。
 
③当日の進行
お店さえ決まれば一安心…と言えないのが幹事!当日も参加者の最終確認とお店への連絡、お店までの案内や宴会の司会なども幹事の役割です。そして会費をあらかじめ集めておいて、帰るまでに会計しておくのも大事な仕事です。金額が合わなかったりと…トラブルが発生することもあるので、あらかじめ準備出来ることは早めにやっておきましょうね!

以上が大まかな幹事の役割です。二次会がある場合は、二次会のお店を探しておくことも必要だったりします。
参加者の人数が多いほどまとめるのが大変ですので、幹事同士で役割分担するなどして対応しましょう!
ということで、忘年会の幹事の役割についてご紹介しました!幹事の皆様頑張ってくださいね!
 
首都圏の各地から集まるような忘年会におすすめなのがGOHAN池袋店です。池袋は様々な路線の乗り入れがあるので、アクセス抜群!お店も駅から3分と駅近です。少人数から100名様まで入る個室を完備しているので、忘年会の規模を選びません。お料理は4,000円~5,000円のお手頃な飲み放題付きコースをご用意しております。プライベートから会社の忘年会まで、GOHAN池袋サンシャイン店にお任せください♪まだまだ忘年会の予約を受け付けていますので、まだお店が決まってない幹事様、是非GOHANへお問合せください!

 
 
  
■次回更新は11月29日です!次回も忘年会について
  
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